Controle de gastos para produtora de eventos: veja 6 dicas para evitar prejuízos!
Não perca dinheiro em seus eventos! Siga essas dicas e garanta o sucesso financeiro da sua produtora!
Organizar um evento requer planejamento cuidadoso e atenção a detalhes. Um dos aspectos mais importantes e desafiadores do planejamento é o controle de gastos.
Afinal, quem atua na área sabe como é fácil ultrapassar o orçamento e acabar com prejuízo. Mas é possível evitar isso com estratégias efetivas que facilitem o controle e a gestão de custos de forma precisa.
Para te ajudar nessa tarefa, preparamos este artigo com seis dicas de controle de gastos para ajudar sua produtora a fugir do prejuízo.
Fique por dentro de tudo o que você precisa saber, confira todas as nossas dicas agora mesmo!
Dicas para um controle de gastos eficaz
1-Faça uma lista detalhada de todos os gastos necessários para montar o evento
É importante analisar e categorizar todos os gastos que serão necessários para a elaboração do evento.
Inclua tudo, desde a contratação de fornecedores até o custo dos materiais. Isso ajudará você a ter uma visão clara dos custos envolvidos e a tomar decisões informadas sobre onde cortar despesas.
Para categorizá-las, o primeiro passo é diferenciar entre despesas fixas e variáveis, e avaliar cada uma individualmente para identificar oportunidades de redução ou eliminação de custos.
Conheça e monitore melhor todos os seus gastos, veja mais aspectos importantes:
- Fique atento aos encargos que são obrigatórios à sua produtora de eventos;
- Plano de contas para empresa de eventos: como fazer em 5 passos?
2- Defina um orçamento realista
Antes de começar a planejar qualquer evento, é importante definir um orçamento realista, com base não apenas nas necessidades, mas também em estudos precisos para definir como cada aspecto do evento impacta o seu orçamento final.
Isso significa ter uma ideia clara de quanto dinheiro está disponível para a execução do evento.
Considere todos os custos como citado acima, no entanto, tenha em mente que imprevistos podem acontecer e reserve uma quantia para lidar com eles.
3- Priorize gastos importantes
É importante lembrar que nem todas as despesas são iguais. Algumas são mais importantes do que outras. Isso vale também na execução de um evento, por isso, esse fator deve ser considerado no controle de gastos.
Identifique quais gastos são essenciais para o sucesso do evento e priorize-os. Isso ajudará a garantir que sua produtora não gaste dinheiro desnecessariamente em áreas que não contribuem para o sucesso do evento e acabe perdendo oportunidades de investir melhor em ações essenciais para a entrega do evento.
4- Negocie com fornecedores
Não tenha medo de negociar com fornecedores. Muitos fornecedores estão dispostos a negociar preços ou oferecer descontos para ganhar novos negócios.
Certifique-se de obter cotações de vários fornecedores e compare os preços. Isso ajudará você a encontrar as melhores ofertas e economizar dinheiro com maior facilidade.
5- Utilize a tecnologia a seu favor
Existem muitas ferramentas de gerenciamento financeiro disponíveis que podem ajudar sua produtora a controlar os gastos. Use softwares de orçamento e de controle de despesas para monitorar os gastos e manter as despesas sob controle.
Gerencie bem o seu fluxo de caixa, controle de estoque e gerenciamento de tributos com softwares precisos e eficazes.
Com o auxílio da tecnologia, o gerenciamento de despesas essenciais é facilitado e agilizado, isso possibilita um acompanhamento em tempo real, dando a empresa a oportunidade de honrar seus compromissos a tempo e evitar prejuízos com multas e juros.
Isso também ajudará a identificar áreas em que sua produtora está gastando demais ou tendo prejuízos, podendo fazer um controle mais preciso e detalhado.
6- Aprenda com eventos anteriores
Aprender com eventos anteriores é uma ótima forma de manter uma melhora constante. Avalie o que funcionou e o que não funcionou em eventos anteriores e use essas informações para orientar o planejamento e o controle de gastos do próximo evento.
O conhecimento especializado é o que falta para um controle de gastos 100% eficaz em sua produtora de eventos
Ao longo deste artigo, discutimos seis dicas importantes para ajudar os produtores de eventos a controlarem seus gastos e evitarem prejuízos.
No entanto, sabemos que gerenciar finanças não é uma tarefa fácil, especialmente em um mercado tão competitivo e em constante mudança.
É por isso que recomendamos a contratação de uma empresa especializada em consultoria financeira para eventos, como a SQUIPP Consultoria.
Com anos de experiência no setor, a equipe da SQUIPP pode ajudar sua produtora a desenvolver um plano financeiro sólido e eficaz, além de oferecer soluções personalizadas para os seus desafios específicos.
Ao optar pelos nossos serviços, você pode ter certeza de que está tomando decisões mais informadas e estratégicas, maximizando seus recursos e minimizando os riscos de prejuízos financeiros.
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Atualizado em março de 2023.
