Entenda por que sua empresa precisa fazer a conciliação bancária e como agilizar o processo
Saiba por que o seu empreendimento necessita contar com a conciliação bancária e como a tecnologia ajudará nessa tarefa
A conciliação bancária é o processo de comparação dos saldos de seu extrato bancário com seus registros.
Ela ajuda a identificar quaisquer discrepâncias entre os dois para que você possa investigá-los e corrigi-los.
Nesse sentido, é uma prática comum em todas as empresas, grandes ou pequenas; não importa se você tem uma conta corrente ou múltiplas contas correntes.
O acompanhamento dos saldos bancários permite que você administre seu dinheiro de forma mais eficaz e evita desvios, falta de saldo e outras consequências negativas de ter saldos e lançamentos incorretos.
Continue lendo para saber mais sobre a conciliação bancária e quando for necessário.
Por que a conciliação bancária é importante?
Os registros feitos em seu sistema e os extratos bancários nem sempre estão em sincronia.
Há várias razões para isto, como, por exemplo, erros de entrada de dados.
Perceba que é relativamente fácil cometer equívocos ao inserir números em um computador.
Isto pode levar a erros em seus registros, que poderão ser refletidos nos relatórios do seu empreendimento.
Ainda, para que a conciliação bancária feita em seu empreendimento seja feita da maneira adequada, é imprescindível considerar alguns pontos.
Por exemplo, podem haver diferenças temporais, principalmente ao se depositar um cheque, que levará tempo para aparecer em seu extrato bancário.
Da mesma forma, quando você faz um saque em sua conta, poderá levará tempo para ser refletido em seu extrato bancário.
Outro ponto importante consiste no tempo de processamento bancário.
Caso seu banco possa levar alguns dias ou mesmo semanas para processar certas transações.
Isto afetará o momento em que elas aparecerão em seu extrato, assim como os saldos em seus registros.
Nesse viés, é importante levar em consideração esses aspectos ao realizar a conciliação bancária em sua empresa
Sugestão de leitura:
- Como escolher o melhor regime tributário para empresa de tecnologia
- Como conciliar contas bancárias e por que é importante para sua empresa
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O que envolve a conciliação bancária?
Como a gente trouxe, é importante notar que a conciliação bancária é o processo de comparar os saldos de seu extrato bancário com os saldos em seus registros.
Você fará isso tomando os detalhes da transação de seu extrato bancário e comparando-os com as transações equivalentes nos registros presentes no sistema da sua empresa.
Isto deve revelar quaisquer discrepâncias entre os dois.
Se houver alguma discrepância, você precisará investigá-las para descobrir por que há uma diferença.
Você pode fazer isso conversando com seu banco ou analisando seus registros para ver se existe uma razão legítima para a diferença.
Uma vez resolvidas quaisquer discrepâncias, você poderá corrigir os registros.
Sendo assim, a conciliação bancária ajuda você a evitar fraudes, pagamentos feitos em duplicidade, por engano, dentre outros.
Quando é necessária a conciliação bancária?
A conciliação bancária é necessária sempre que houver uma discrepância entre os saldos em seu extrato bancário e em seus registros contábeis.
Uma discrepância não significa necessariamente que há um problema.
Os dois números podem ser simplesmente diferentes devido a uma das razões listadas acima.
Nesse sentido, podemos considerar que existem três tipos de conciliações bancárias:
- Conciliação bancária original: A conciliação bancária original é realizada na primeira vez que você recebe um extrato bancário. Isto lhe dá uma base com a qual você pode comparar suas conciliações subseqüentes.
- Conciliações bancárias periódicas: Você precisará realizar conciliações bancárias periódicas para identificar e corrigir quaisquer discrepâncias entre seus registros contábeis e seu extrato bancário.
- Conciliação bancária corretiva: Uma conciliação bancária corretiva é necessária se você descobrir uma discrepância em sua conciliação bancária. Você corrigirá a discrepância e realizará uma nova conciliação para confirmar que o problema está resolvido.
Nesse contexto, percebe-la por meio dessas óticas ajudará você a ter uma melhor organização dos processos em sua empresa
Como realizar a conciliação bancária
O método específico que você utiliza para realizar a conciliação bancária dependerá de como seus registros contábeis estão organizados.
Há duas formas básicas de organizar seus registros: periódicos e um sistema contábil informatizado.
Para os processos periódicos, você precisará rever cada transação em seu extrato bancário e compará-la com a entrada no periódico para essa transação.
Se a transação for registrada corretamente no seu registro diário, os dois números devem coincidir.
Caso contrário, há um erro em seu diário ou em seu extrato bancário.
Se você usar um sistema computadorizado, poderá inserir cada transação de seu extrato bancário em seu sistema e comparar o novo total com seu extrato bancário.
Caso os dois números forem os mesmos, você sabe que seu sistema informatizado está correto.
Uma das vantagens de se contar com sistemas informatizados é que existem alguns que fazem a maior parte do processo de forma automática.
Eles permitem que você importe o arquivo do extrato enviado pelo banco e o próprio sistema cruza as informações, deixando a você apenas a tarefa de procurar entender o motivo que alguns números não tiveram correspondentes.
Dicas para uma conciliação bancária eficaz
Ao realizar conciliações bancárias, você deve ter estas dicas em mente:
- Sempre reveja seu extrato bancário a cada mês.
- Não espere até o final do mês, quando há muito mais trabalho a ser feito.
- Compare seu saldo bancário total com o total em cada transação e o saldo final em seu extrato bancário.
- Se os números forem diferentes, investigue o motivo.
- Certifique-se de que você está usando a mesma data ao registrar as transações em seus registros contábeis como quando elas aparecem em seu extrato bancário.
- Verifique se a data de depósito, data de saque e números de conta no extrato bancário correspondem aos números em seus registros.
- Verifique novamente se seus números estão corretos. Às vezes, os números podem ser mal lidos ou inseridos incorretamente, resultando em uma discrepância equivocada.
Seguir essas dicas ajudará você a lidar com a conciliação bancária com mais segurança e eficiência.
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Como a gente pôde observar, a conciliação bancária é o processo de comparar os saldos de seu extrato bancário com seus registros contábeis.
É uma prática comum em todas as empresas, grandes ou pequenas; não importa se você tem uma conta corrente ou múltiplas contas correntes.
O monitoramento dos saldos bancários permite que você administre seu dinheiro de forma mais eficaz e evite saques a descoberto e outras consequências negativas de ter saldos incorretos.
Dito isso, cabe trazer que nós, da Squipp, somos uma contabilidade especializada no tema e vamos ajudar você a ter mais eficiência quando se trata da gestão do seu empreendimento.
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