Folha de pagamento – conheça o que você precisa saber sobre
Todas as informações sobre folha de pagamento de que você precisa estão bem aqui, desde a definição até dicas sobre como gerenciar a folha
A folha de pagamento é uma parte essencial de qualquer negócio, pois envolve o pagamento pontual e correto de salários aos funcionários. Porém, a folha de pagamento também envolve o acompanhamento das deduções e retenções e assegurar que todos os funcionários sejam pagos de acordo com as leis e regulamentos que regem o local de trabalho. Como tal, é importante entender o básico da folha de pagamento e como administrá-la adequadamente.
Este guia fornecerá todas as informações de que você precisa saber sobre folha de pagamento e como gerenciá-la de forma eficaz a fim de manter seu negócio funcionando sem problemas. Se quiser compreender mais sobre o assunto, confira o nosso artigo até o fim.
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O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que é espelho de todas as informações e atividades trabalhistas de cada funcionário dentro da empresa, mas ela não se trata apenas do documento em si. A folha de pagamento é todo o processo de calcular, documentar e pagar aos funcionários por seu trabalho. Envolve o acompanhamento das horas trabalhadas, o cálculo dos salários, a retenção de impostos e deduções e a emissão de pagamentos aos funcionários.
O processo de folha de pagamento pode ser complicado e demorado, por isso muitas empresas o terceirizam para serviços de folha de pagamento. Estes serviços podem fazer de tudo, desde rastrear horas e emitir pagamentos até calcular e registrar impostos. Os serviços de folha de pagamento também podem fornecer aos empregadores relatórios que os ajudam a acompanhar os custos e tendências da mão-de-obra.
Independentemente da forma como a empresa escolhe para gerenciar esse documento, a folha de pagamento é uma parte essencial de qualquer negócio, por isso é importante garantir que ela seja feita de forma correta e eficiente.
Quais empresas precisam manter a folha de pagamento?
Todas as organizações são obrigadas a preparar e distribuir a folha de pagamento porque este procedimento é uma obrigação legal.
De acordo com o artigo 225 do Decreto 3048/99, cada uma das partes tem a obrigação de manter uma cópia da folha de pagamento para todos os trabalhadores por seus serviços prestados. Portanto, esta estipulação exige que as organizações imitam folhas de pagamento para seus funcionários e contratados.
É necessário adotar um procedimento administrativo eficiente para garantir o cumprimento das leis trabalhistas e evitar complicações futuras. Tornou-se óbvio que a folha de pagamento é uma responsabilidade significativa devido a sua função como histórico de funcionários. Ela tem propósitos operacionais, fiscais e contábeis.
O funcionário pode usar o documento como prova de renda, sendo ele imperativo para a aposentadoria, pois demonstra que o indivíduo já contribuiu o suficiente ao longo de sua vida. O sistema deve ser mantido organizado e de fácil utilização por estas e outras muitas razões.
O que deve constar na folha de pagamento?
Não há um projeto pré-definido de folha de pagamento. Cada empresa estabelece e utiliza requisitos e exigências específicas. Você pode encontrar algumas informações-chave que devem ser incluídas em seu documento para que ele seja abrangente e consistente. Por exemplo, existem informações que não devem faltar na folha de pagamento, a exemplo de:
- O nome completo do colaborador, seja ele um funcionário, prestador de serviços, freelancer ou qualquer outra coisa, deve ser especificado;
- As horas de trabalho, incluindo faltas, atrasos e turnos perdidos, devem ser registradas;
- Os encargos sociais que foram deduzidos devem ser registrados;
- O valor líquido que o funcionário receberá deve ser anotado;
- O tipo de pagamento e a data em que ele será fornecido também devem ser registrados.
Quais os descontos da folha de pagamento?
É importante estar familiarizado com os impostos e descontos mais frequentemente utilizados na folha de pagamento, bem como com os legalmente mandatados. Tudo isso deve ser contabilizado na folha de pagamento para que não sejam deduzidos dos salários e, portanto, apareçam incorretamente. Os principais são:
INSS – Os funcionários devem ter o INSS descontado mensalmente. O INSS, a instituição de previdência social do país, assegura ao colaborador que quando o mesmo se aposentar ou adoecer, ele ou ela será devidamente amparado tendo acesso aos benefícios previdenciários de direito.
FGTS – Como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é uma obrigação da empresa, ele não é deduzido do trabalhador.
Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) – A retenção governamental do imposto de renda é o valor do imposto que é deduzido da folha de pagamento de um trabalhador e posteriormente informado pelo trabalhador na Declaração anual do IR, que nem sempre é obrigatória. As porcentagens desse impostos variam de acordo com os salários dos colaboradores.
Vale-transporte – O empregador deve fornecer o vale para a locomoção do funcionário até o local de trabalho. A dedução da folha de pagamento é de 6% do salário do funcionário, mas a empresa não é obrigada a reduzi-lo.
13º salário – O empregador paga o 13º salário nos últimos dois meses do ano, independentemente de há quanto tempo o empregado trabalha para a empresa, sendo o valor a receber proporcional aos meses trabalhados.
Além disso, existem ainda uma variedade de outros descontos a serem considerados na folha de pagamento que variam de empresa para empresa. O ideal é que você conheça profundamente todos os encargos e fatores relacionados à folha de pagamento da sua empresa em específico. Dentre esses, podemos citar:
- Vale-refeição, alimentação;
- Contribuições sindicais;
- Férias;
- Faltas e atrasos;
- Adicionais e remunerações extras;
- Adicional noturno;
- Insalubridade;
- Horas extras;
- Salário-família;
- Premiações e comissões; entre outros.
Como calcular a folha de pagamento?
O cálculo da folha de pagamento é mais do que apenas registrar as contas de folha de pagamento; requer organização e monitoramento cuidadoso do RH, a fim de manter um registro do paradeiro dos funcionários. Portanto, a ocupação e a profissão de cada pessoa deve ser identificada na folha de pagamento. Esta categoria, por sua vez, é regulada pelas regras estabelecidas em um Acordo Coletivo, que determinam como a folha de pagamento é calculada. As regras diferem dependendo da categoria, portanto, é fundamental que o funcionário seja registrado na posição correta.
Para começar, é preciso examinar e quantificar as horas trabalhadas. A folha de horas de cada funcionário fornecerá as informações necessárias. Além das horas trabalhadas, horas extras, horas extras e descanso pago (se houver), deve-se contabilizar quaisquer ausências durante o mês. Para verificar as ausências, se elas foram justificadas ou não, basta verificar se o funcionário apresentou um atestado médico.
É fundamental ser meticuloso ao registrar os dados de tempo e presença dos funcionários, visto que qualquer erro pode resultar em pagamentos incorretos. Um sistema eficaz e preciso de tempo e presença é a melhor maneira de evitar esses erros.
Para não errar observe:
- Registro de admissões e demissões;
- Controle de ponto;
- Benefícios e remunerações variáveis.
Como gerenciar corretamente a folha de pagamento?
É crucial saber quanto os funcionários custam em termos de rotatividade, a fim de administrar adequadamente sua folha de pagamento. Entretanto, é ainda mais importante organizar todos os dados, pois organizar todas as informações vai muito mais longe em praticamente todas as outras prioridades que se apresentam a cada dia. Então, qual é a recomendação? Empregar uma empresa de folha de pagamento.
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